Os últimos anos não foram fáceis para as empresas. O agravamento de um ambiente de incertezas políticas e econômicas trouxe preocupações adicionais na agenda das organizações e de seus principais executivos.

Contudo, os momentos de crise trazem oportunidades para que a posição do CFO se fortaleça nas empresas. Afinal, quando as companhias operam com recursos mais restritos as decisões se apoiam muito nos impactos financeiros.

Nesta matéria, quatro CFOs comentam as decisões que costumam tomar com foco em obter mais produtividade para suas empresas. Eles abordam quais são as ações prioritárias frente a um cenário desafiador, os gatilhos para a tomada de decisão e também as armadilhas que devem ser evitadas pelo líder de finanças.

Definir foco estratégico e prioridades – Luis Carlos Cerresi, CFO do Walmart.com, destaca que a primeira decisão relevante para atravessar os desafios é aclarar o foco estratégico e as prioridades para os investimentos da companhia.

Cerresi relata que as decisões tomadas recentemente na empresa buscaram fortalecer a comunicação organizacional, dando transparência em relação às áreas priorizadas, os motivos das restrições de gastos e o papel de cada colaborador para o sucesso destas iniciativas.

“Estabelecer metas claras para os associados, ligadas aos objetivos da empresa, e assegurar-se de que estas metas são interligadas nos ajuda a não perder energia com coisas desnecessárias”, ressalta Luis Carlos Cerresi.

A postura dos líderes também é fundamental para sedimentar o novo alinhamento. “Fazer aquilo que dizemos, liderar pelo exemplo, é importante para fortalecer a comunicação e ganhar credibilidade”, sublinha o CFO do Walmart.com.

Seguir o dinheiro – Outra prática recomendada é analisar o fluxo do dinheiro, ou seja, identificar claramente para onde os recursos estão sendo direcionados, como estão sendo usados e os resultados gerados.

Luis Carlos Cerresi acrescenta que as ações também passaram por fortalecer o capital de giro da companhia, fazer uma análise das contingências e dos depósitos judiciais e buscar a redução de gastos na organização como um todo.

Para Cerresi, tratar desses temas deve ser um exercício constante para o CFO, que deve perseguir formas mais eficientes de gerar valor, aumentar a lucratividade e a geração de caixa. “Melhor tratarmos disso de forma sempre proativa. Tratar destes assuntos quando o sinal vermelho está aceso pode ser tarde demais”.

Revisar processos e contratos – Rosangela Sutil, CFO da Mandic, destaca duas prioridades nas decisões que tomou no último ano para obter mais produtividade e eficiência na companhia.

O primeiro foco é a revisão de processos, buscando produtividade via priorização dos projetos de acordo com a geração de receitas e as oportunidades para a redução de custos.

Rosangela observa que o exercício de revisão é importante porque pode gerar a unificação de algumas atividades e áreas, resultando em mais eficiência. Ou até mesmo auxiliar a tomada de decisão sobre atividades que precisarão ser descontinuadas.

A segunda prioridade é a revisão de contratos com fornecedores em segmentos como: infraestrutura de data centers, aluguel de imóveis, auditoria, jurídica e outros serviços de terceiros.

“O objetivo é conseguir eficiências e reduções de custos na ordem de 30%, via renegociações dos contratos atuais ou mudança de fornecedores”, afirma a CFO da Mandic.

Ficar de olho nos níveis de produtividade – Quando o assunto é redução de custos, Rosangela Sutil aponta como o principal gatilho para a tomada de decisão a produtividade da companhia frente ao momento econômico. Em seguida vêm: geração de eficiências, foco no coração do negócio e aumento de qualidade.

A CFO percebe movimento semelhante em empresas de todos os segmentos, inclusive de tecnologia. “As organizações buscam compensar as perdas de receitas em função do momento econômico e, na medida do possível, recompor as suas margens”.

Realizar análises mais rigorosas – Rogério Menezes, CFO da Smurfit Kappa para Brasil, Argentina e Chile, elenca pelo menos quatro medidas que prioriza em momentos difíceis:revisão de custos tanto fixos como variáveis; identificar os motivos para desvios entre o orçado e o realizado e cobrar explicações aos responsáveis; análise rigorosa do CAPEX; e avaliação crítica da gestão de caixa e do capital de giro.

“Todas as áreas da empresa que representem e/ou possuam custos ou despesas em qualquer magnitude de valor são candidatas naturais a sofrerem questionamentos sobre a sua estrutura de custos”, afirma Rogério Menezes.

Menezes também ressalta a importância de o CFO entender o negócio em que está inserido. Quanto mais informações o executivo possuir sobre os parâmetros de funcionamento daquele tipo de business (custos, gastos e investimentos), melhor será sua posição para fazer uma análise mais rigorosa.

“O entendimento profundo do negócio te permite, ao acessar um determinado contrato ou se deparar com uma situação específica, ter um reflexo imediato de que aquilo está fora de uma curva normal”, afirma Rogério Menezes.

Menezes acrescenta que o CFO também deve contar com métricas aplicadas dentro da gestão que o permitam, através de uma análise muito rápida, verificar situações que estão dentro ou fora dos padrões.

Avaliar opções para aumentar a eficiência – Vice-presidente do IBEF SP e CFO vencedor do Prêmio O Equilibrista em 2015, Daniel Levy destaca como prioridades para momentos desafiadores: a gestão eficiente de caixa e liquidez com equilíbrio entre prazos de pagamento e recebimento, o refinanciamento de dívidas e a proteção cambial.

A busca por excelência operacional também é prioridade para o CFO. Isso pode ser obtido através de melhorias em tecnologia e sistemas da empresa, padronização de processos e a utilização da terceirização e de centros de serviços quando apropriado.

“É preciso ter foco também em governança corporativa, pois em tempos de crise faz-se ainda mais importante a transparência nos negócios”, afirma Daniel Levy.

O CFO alerta que qualquer mudança de fornecedor deve ser feita com cautela em momentos de crise. “Particularmente, não incluo isto como um objetivo estratégico neste momento, porém os fornecedores são sempre avaliados de acordo com o contrato de nível de serviços estabelecido”.

Com relação ao gatilho para a tomada de decisão, Daniel Levy ressalta que o primeiro critério é sempre a qualidade dos serviços estabelecidos no contrato, considerando também preço e prazos.

Cuidado com as armadilhas – Uma agenda de produtividade e eficiência deve ser muito bem estudada, de forma a evitar o risco de que o tiro saia pela culatra.

Rogério Menezes alerta o perigo de o “barato sair caro”, se o CFO não avaliar muito bem este tipo de decisão. Um exemplo: Trocar de fornecedor por uma questão somente de preço é a melhor decisão? “Às vezes, a melhor decisão pode não ser trocar o fornecedor, mas buscar juntos novas condições para conservar uma parceria de longo prazo”.

Ainda sobre o relacionamento com fornecedores, Menezes ressalta que a empresa deve sinalizar quando a relação não estiver boa, e dar transparência ao fato de que necessita de uma redução de custo ou melhoria de eficiência.

“Muitas vezes não se trata de olhar para preço, e sim para uma fronteira expandida do que pode ser melhorado com cada fornecedor. E é possível negociar com eles para trazer oportunidades para a empresa”, afirma Rogério Menezes.

Luis Carlos Cerresi destaca que outras ciladas podem envolver a perda do foco nas pessoas, nos talentos, nos clientes ou até mesmo no propósito da empresa.

“Uma agenda de produtividade e eficiência é fundamental. Só precisamos ter  cuidado ao definir seu foco estratégico e as prioridades de investimento, para estarmos seguros de que tal agenda estará alinhada à cultura e às diretrizes da companhia”, alerta Cerresi.

Para Daniel Levy, a principal emboscada quando a gestão eficiente do caixa se torna a prioridade máxima é cair em um nível inadequado de alavancagem (endividamento), que pode estar acima ou abaixo do ideal gerando desequilíbrios para a situação financeira da empresa.

“Outra armadilha é o descuido com os talentos. Perda de talento em momentos de retração são fatos comuns quando não bem avaliados. E esse é o maior investimento de uma empresa”, conclui Levy.