Por Eduardo Adas, sócio-fundador da SOAP
Como engajar a audiência e alinhar as próximas estratégias
As reuniões de resultados são usadas geralmente para mostrar o que os esforços de um time renderam. No entanto, elas podem ir além. Esses encontros são essenciais para que os profissionais enxerguem a posição em que deixaram a companhia e, então, voltem a se movimentar. É o momento de pensar nos próximos passos para que a empresa atinja os seus objetivos e continue crescendo. Também é o momento de explicar quais são as resoluções da empresa, suas decisões estratégicas e o que está por trás delas. Apenas um apresentador bem preparado é capaz de trabalhar todos esses tópicos.
Aqui vão nossas dicas para que você impacte nas suas próximas reuniões de resultados!
Apresentação não é documento
As reuniões de resultados tradicionais costumam ser totalmente baseadas em planilhas e gráficos. Tornam-se aquelas apresentações longas e entediantes, nas quais quem está na frente apenas lê os números na tela e ninguém presta atenção no apresentador. O ideal é contar a história por trás do número. Foi fácil ou difícil atingir a meta? Ela foi superada? Como? Quais são as perspectivas futuras? Caso você queira apresentar números, recomendamos que faça uma versão impressa da apresentação com os dados que julgar relevantes.
Selecione as informações
Um dos desafios de uma apresentação no estado da arte é selecionar as informações. Como reuniões de resultados costumam ter muitos dados, a escolha tende a ser ainda mais difícil. Olhe para todas as informações que você tem e pense: o que é realmente essencial as pessoas saberem para que elas fiquem alinhadas com os próximos passos da empresa? Isso vai ajudá-las a ter uma performance melhor? Você vai perceber que é possível deixar de lado muitas informações na hora da apresentação. Os demais números você pode disponibilizar no anexo impresso.
Fique atento ao seu roteiro
Na hora de montar o roteiro, deixe evidentes as suas conclusões sobre o desempenho geral e sobre o que a empresa vai esperar dos profissionais nos meses seguinte. Organize as informações de forma clara e objetiva de maneira que a audiência entenda a mensagem com mais facilidade. As pessoas precisam sair da reunião sabendo onde acertaram e onde erraram. O que podem repetir e o que podem evitar. Por fim, devem ter alguma ideia do caminho a ser seguido dali em diante. Uma reunião eficaz é objetiva, conduzida por um apresentador seguro e que sabe sustentar suas conclusões.
Aposte no design clean
Uma das palavras que definem uma apresentação de resultados é objetividade. Evite exagerar nas ilustrações ou fazer grandes metáforas que mais confundem do que explicam a mensagem. O ideal é que a informação apresentada no slide salte à vista e que as pessoas não precisem ficar tentando interpretar ou deduzir o que você pretende dizer. Use a técnica do contraste para destacar os dados: crie tamanhos e fontes diferentes, trabalhe com informações dispostas na horizontal e na vertical, variando as cores e dimensões das imagens. É um truque simples que dispensa avançados efeitos visuais para destacar informações.
Lembre-se, o apresentador é o responsável por engajar e cativar a atenção da audiência. Em vez de lotar os slides de tabelas e só trazer números e informações técnicas, estruture uma boa narrativa que ajude na tomada de decisão!
As opiniões e conceitos emitidos no texto [acima] não refletem, necessariamente, o posicionamento do Instituto Brasileiro de Executivos de Finanças (IBEF) a respeito do tema, sendo seu conteúdo de responsabilidade do autor.
