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Por Rubens Batista Jr., CFO da Martins Comércio e Serviços de Distribuição S.A.
A maior parte de minha vida profissional trabalhei para grandes empresas. Empresas bilionárias não apenas em vendas, mas, também, em patrimônio. Tais empresas sempre souberam o quão importante poderia ser a contribuição de consultorias para melhoria do desempenho de seus negócios. E, por essa razão, sempre fizeram delas utilização de várias formas e em diversos campos.
Existe uma inteligência por trás dessa lógica, que pode ser assim resumida:
(1) Especialização que não se tem internamente
Toda organização conta com especialistas, todavia, o seu grau de atualização é limitado. É difícil ter em uma empresa o grau de especialização granular que às vezes é demandado. Além disso, a empresa, por mais vanguardista, nunca estará experimentando o novo em termos de técnicas e conceitos, salvo se já tiverem sido provados alhures. Um bom contador de uma grande empresa, para alguns temas, pode vir a necessitar de um especialista em normas contábeis internacionais. Um bom engenheiro interno pode vir a necessitar de um calculista para um projeto específico. Um advogado interno pode demandar a opinião e experiência de um outro advogado especializado em algum ramo específico. Um bom profissional de recursos humanos pode precisar de um especialista em avaliação. Um bom administrador pode necessitar de auxílio de um especialista na elaboração de um planejamento estratégico. Um bom financeiro pode vir a consultar a opinião de um especialista em meios de pagamento.
A complexidade demanda respostas cada vez mais acuradas e respostas erradas podem custar muito caro.
Consultorias cumprem esse papel de responder a questões que demandam especialização, experiência e uma visão fresca e independente.
(2) Despesa não recorrente
Utiliza-se uma consultoria para projetos específicos, apenas quando se necessita e, ainda, se pode pagar. Não existe uma recorrência, não está na folha de pagamento, e não gera passivos futuros.
(3) Agilidade na implantação
Uma empresa de consultoria ajuda no foco, aporta recursos que não se teria e, por consequência, consegue realizar e com maior rapidez o projeto.
Ao se trazer uma empresa de consultoria, juntamente, até em razão do custo atrai-se foco ao projeto e, consequentemente, ao problema que se quer solucionar. É uma maneira de dar publicidade e atrair atenção da organização.
Os recursos ali alocados, em termos de inteligência, capacidade e atração da liderança, aliados ao foco, conseguem produzir resultado de maneira mais rápida do que se executado pela estrutura interna.
(4) Prazo determinado
Uma empresa de consultoria deve ser contratada por projeto que tem início e fim. Métricas, entregas e prazos são a base do relacionamento com qualquer consultoria.
Adicionalmente, de tempos em tempos, deve-se extinguir o contrato com uma consultoria específica e explorar outras oportunidades.
Existem outras razões para se utilizar de consultoria: (a) a empresa opta por pagar um salário médio e compensa isso fazendo uso mais intenso de consultoria; (b) a empresa opta por economizar em treinamento; (c) a integração do profissional especializado junto ao resto da empresa seria difícil, daí optar por consultoria; e (d) a empresa necessita de um “carimbo” de aprovação (comum para empresas multinacionais ou de capital aberto).
Quanto à maneira de utilizar e contratar uma empresa de consultoria, existem algumas dicas práticas a serem observadas:
(1) Definir bem o escopo do projeto
Deve-se despender tempo na definição do objeto e extensão do projeto. O enunciado do problema orientará os trabalhos e, consequentemente, a alocação dos recursos.
Uma sugestão é solicitar à consultoria performar um diagnóstico para certificar-se de que o enunciado do problema a ser endereçado está correto.
(2) Escolher a consultoria certa
Existem inúmeras consultorias de tamanhos e origens diferentes. O importante é aquela que seja a mais apropriada para o projeto em questão.
Algumas dicas quanto a consultoria a selecionar: (a) considere o seu conhecimento da indústria; (b) tamanho não é importante e sim quem irá participar do projeto; (c) valorize experiência.
(3) Identificar o custo total do projeto
Consultores podem cobrar por tempo e despesas; pode haver uma combinação de valor fixo e variável; um valor variável com um fixo mínimo descontável do valor variável apurado, ou ainda, um valor fixo pelo projeto.
Além dos honorários, há o reembolso de despesas e, ainda, outros gastos associados, incluso o tempo dos funcionários da empresa contratante envolvidos no projeto, e eventualmente equipamento e espaços alocados.
Ademais, quando estiver analisando as propostas nunca se esqueça de que “who pays peanuts, get monkeys”, ou seja, quem paga pouco, recebe trabalho porco. Isso não é desculpa para não negociar os honorários, no entanto, deve-se pensar que nem sempre o mais barato é o mais efetivo!
(4) Formalizar o acordado
Faça questão de ter um contrato em que se estabeleça o que foi acordado em termos de escopo, honorários, prazos de pagamento, e, ainda, prazos de entregas e cláusulas de confidencialidade, de eventuais trabalhos adicionais (como serão tratados e aprovados) e de rescisão.
(5) Preparar-se para participar (inclusive do sucesso do projeto)
Nunca relegue o trabalho da consultoria apenas a ela. O trabalho é conjunto. O envolvimento do pessoal da empresa é fundamental para, além de lidar apenas com os aspectos logísticos associado ao mesmo, mas, principalmente, fazer acompanhamento do projeto e facilitar a comunicação com áreas envolvidas na empresa, inclusive entrevistas.
Fazer uso de consultorias não deve ser encarado como reconhecimento de falha ou inaptidão e sim como uma oportunidade de ganhar tempo (e dinheiro!). Trata-se de agir de maneira inteligente como as empresas grandes agem!