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Apesar do impacto global que a crise do novo coronavírus (COVID-19) trouxe para a sociedade e as organizações, após mais de 100 dias do anúncio de medidas de contingência no Brasil para conter a pandemia, as empresas já conseguem medir esses efeitos em seus processos. Para as áreas de tecnologia e de RH, houve um avanço no sentido de acelerar processos internos das empresas. As oportunidades de evolução operacional aprendidas na crise foram abordadas em Webinar da Comissão Técnica de Controladoria e Contabilidade do IBEF-SP, realizado no dia 7 de julho. A CT é liderada por Alexandre Staffa, que também é diretor administrativo financeiro da Suhai Seguradora.
Rosangela Baião, gerente de contabilidade na Clínica Fares, e moderadora do evento, destaca que as empresas passam agora a não mais somente debater a crise, e sim avaliar o que ela trouxe de oportunidade para a evolução na eficiência operacional sob ponto de vista de RH e de tecnologia. Vanessa Oliveira, diretora de Finanças e Administração na Promon Engenharia, diz que a transformação faz parte da cultura da empresa e que, inicialmente, a crise trouxe o desafio da agilidade nas respostas para as pessoas. “Além disso, tivemos os desafios financeiros, de manter o caixa robusto, na área de tributos, em acompanhar as mudanças da legislação, além de desafios nas áreas de controladoria e facilities“, comenta.
Uma das vantagens das medidas de contingência decorrentes da pandemia e da migração para o home office foi a dinâmica que fez com que as áreas começassem a se integrar mais. “A comunicação hoje é mais intensa e ao menor sinal de ansiedade todos se reúnem. Assim, as decisões começam a ficar mais colegiadas”. Vanessa conta ainda que os próprios profissionais passaram a ser protagonistas de alguns movimentos, como uso de ferramentas para fazerem a gestão do dia a dia, propagando produtividade e ganhos de eficiência.
O foco em pessoas se torna evidente também para Thiago Baptista, Head de finanças, controladoria e facilities na Anbima. “Estamos enfrentando os desafios da pandemia com apoio psicológico contratado especificamente para nossos funcionários e seus dependentes, webinars para toda a empresa e seus associados, diversas ações de integração promovidas pelo nosso RH. Atualmente, trabalhamos um plano de retorno aos escritórios”, diz. “Além disso, há maior empatia entre as equipes e as pessoas”, pontua Baptista.
As pessoas estão no centro da estratégia da PwC, segundo Erika Braga, diretora de RH. Para ela, a pandemia acelerou transformações que eram esperadas para daqui alguns anos e colocou as organizações frente a frente com o “futuro” que ainda estava em planejamento. “Essa transformação pegou a todos de surpresa, mudou completamente o nosso jeito de trabalhar e faz com que seja necessário, além de outros cuidados, o investimento em bem-estar, especialmente saúde mental”.
Transição para o home office – Vanessa destacou que na Promon havia um modelo de trabalho remoto desde 2013, o que fez com que os colaboradores fossem rapidamente adaptados ao trabalho à distância. “Houve apenas uma maior dificuldade para quem estava dentro dos empreendimentos dos clientes, logo superada. Percebemos uma aceleração nos processos de transformação digital na oferta para o cliente, no trabalho remoto dos engenheiros que antes estavam em campo e até mesmo nas possibilidades de gerenciamento à distância com maior utilização de ferramentas tecnológicas”.
A dificuldade em manter a interação entre times, que passou a ser completamente remota, foi um desafio apontado por Thiago Baptista. “Isso nos ajudou a ver a necessidade de menos independência entre as áreas e mais interdependência, no sentido de colaboração, monitorando a saúde das pessoas, contudo mantendo o foco na evolução operacional através do projeto de transformação digital na Controladoria da Anbima. A comunicação foi tempestiva e transparente”, pontua Thiago, com a intenção de aproximar os times uns dos outros.
Manter a interdependência entre as áreas em um trabalho remoto somente é possível mantendo a comunicação com as equipes. Para isso, a Anbima passou a fazer um uso maciço de todas as ferramentas de comunicação, conta Baptista. “Para ele, nesse primeiro momento, a migração do físico para o virtual foi por meio dessas ferramentas, mas o desafio foi o impacto na tomada de decisões. A demanda dos associados aumentou muito, desde questões regulatórias até tributárias. Para lidar com essas demandas, as áreas precisavam trabalhar com essas solicitações de maneira mais célere”, diz.
Tecnologia – Os ganhos em tecnologia nas empresas também dizem respeito a uma maior integração de pessoas e uso de ferramentas que aproximam equipes. Lina Yajima, Head de TI na Anbima, ressalta que, do ponto de vista de desenvolvimento de projetos, já haviam alguns desenvolvidos internamente na Anbima dentro dos modelos ágeis, mas esse modelo também foi adaptado ao trabalho remoto, dentro de ambiente virtual. “Buscamos ferramentas para as pessoas materializarem esse trabalho dentro do ambiente virtual. Conseguimos trazer processos colaborativos para esse modelo”, diz.
Luzia Sarno, diretora de TI/Digital no Grupo Fleury, diz ainda que o senso de urgência facilitou a integração entre diversas áreas do grupo, mantendo foco para atender as demandas, o que foi facilitado pela tecnologia. “Vimos uma capacidade de decisão rápida com integração entre todas as áreas. Somos 11 mil pessoas no Fleury espalhadas pelo Brasil, quase a totalidade da nossa área corporativa está em home office, e mesmo à distância, a tomada de decisão e execução de produtos e processos que vínhamos trabalhando foi agilizada e realizada muito bem”.
A tecnologia se tornou uma aliada forte para colocar em prática projetos que não estavam no radar. Vanessa Oliveira, da Promon, conta que a empresa usa uma metodologia de OKRs (“Objectives and Key Results” ou Objetivos e Resultados chaves) que traça metas fluidas, rápidas e flexíveis, de curto prazo, e a tecnologia auxiliou para que todos os projetos tivessem continuidade, sem cair na armadilha do cancelamento. “Estávamos determinados a não parar nossos compromissos com nossos clientes. A palavra de ordem era continuidade dos negócios, dos eventos, do planejamento estratégico e da comunicação”. Vanessa conta ainda que a eficiência do formato on-line logo foi percebida.
Comunicação e Gestão – Do lado da gestão, a área de RH tem um papel importante para manter as equipes integradas, ouvindo as necessidades dos profissionais que agora trabalham em ambientes diferentes do habitual.Erika Braga, da PwC, destaca que comunicação é essencial nesse sentido. “Quando estamos ‘na tela’, não é possível falar todos ao mesmo tempo, e isso fez com que as equipes se ouvissem mais, aprendessem mais uns com os outros”, diz. “Do lado dos profissionais, o protagonismo se faz ainda mais necessário, liderança seu próprio aprendizado e as suas carreiras”, conta Erika. “Isso não exime a organização de apoiar os profissionais nessa busca, mas eles têm aprendido a adquirir conhecimento de diversas maneiras, com diferentes ferramentas. Tenho percebido pessoas mais sensíveis e, enquanto líderes, devemos estimular isso”, diz.
A gestão do trabalho remoto é um desafio que os líderes estão enfrentando, diz Erika. É preciso estimular as conversas, a transparência, saber pedir ajuda e combinar com o gestor e o time um modelo que se adapte às novas expectativas, integrando diferentes necessidades. “Estamos todos aprendendo, o gestor inclusive, então é preciso ter um olhar empático, voltado para construção de soluções em conjunto”, diz. Encontros periódicos entre as equipes e seus gestores também são uma maneira de pensar em conjunto como enfrentar os desafios, conforme explica Vanessa Oliveira. “Transparência e clareza têm sido nosso melhor caminho para deixar os profissionais mais tranquilos em relação ao cenário atual”.
Vanessa diz ainda que todos estão mais atentos ao que é essencial: pessoas e relações. “Faz todo sentido organizações valorizarem ainda mais as pessoas, humanizarem as relações”. Ao final do webinar, os participantes destacaram que todos estão em um processo de aprendizagem de uma nova forma de trabalhar. “Sempre esperamos ter condições favoráveis para iniciar projetos, e mesmo nas condições mais hostis, conseguimos resgatar a criatividade e nos desenvolver”, diz Lina Yajima.