Como definir e aplicar os indicadores de compliance

Por Gislene Cabral de Sousa, gerente de compliance da empresa ICTS Protiviti, e Vanessa Manzi, vice presidente de Compliance e Jurídico do Banco Cetelem.  

Já presenciamos uma série de escândalos corporativos , e o apetite pelo risco, a falta de controles e a ausência da ética foram algumas das razões que contribuíram para o declínio de algumas empresas.

Fala-se muito em governança corporativa, tema que, embora não seja tão novo, recebe cada vez mais destaque no mundo empresarial, contribuindo dessa forma com o desenvolvimento de uma maior consciência da alta gestão. Mas onde entra compliance neste contexto?

Compliance não é um ativo fixo pelo qual é possível atestar rapidamente se o bem ainda existe, se está em boas condições de uso ou se está sendo utilizado de acordo com suas características; ele está relacionado ao investimento em pessoas, processos e conscientização, além de ser um dos pilares da boa governança corporativa.

Não obstante, de nada adianta investir nos pontos registrados no parágrafo anterior sem atribuir indicadores de desempenho e sem monitorar as atividades de compliance. Com a ausência de indicadores e o correto monitoramento, ficará impossível garantir se de fato a empresa está em conformidade.

Nessa linha, é imprescindível que as empresas determinem KPIs (Key Performance Indicators) de compliance e realmente possuam um programa efetivo de monitoramento.

Em estudo realizado em 2006 pela PwC, foi verificado que, das 73 instituições analisadas, 41% trabalhavam com os KPIs para a área de Compliance, 38% os utilizavam para análises preventivas, 18% começaram a utilizar e desenvolver os indicadores e 3% não os haviam definido.

Nessa pesquisa foram listados indicadores-chave de desempenho, a saber:

• Treinamento fornecido x planejado – bem como a quantidade de funcionários que realizaram o treinamento x quantidade de funcionários elegíveis na organização. Outro exemplo é a rotatividade de funcionários x tempo para treinar os funcionários admitidos.
• Testes realizados x planejados – dependendo da estrutura de compliance implantada na organização, a função pode contemplar a execução de testes nas áreas com o objetivo de mitigar os riscos de sanções regulatórias e de reputação, garantindo a aderência à regulamentação e às políticas internas. Como exemplo de teste, é possível citar o de avaliar um percentual dos clientes que iniciaram relacionamento no mês para garantir que o procedimento “conheça o seu cliente” tenha sido devidamente executado.
• Revisão de auditoria – os trabalhos de auditoria fornecerão indicadores importantes para que Compliance avalie, acompanhe pontos em não conformidade, fragilidade nos controles internos e a velocidade na correção das falhas, e, assim, tenha uma percepção sobre a evolução da aderência à cultura de compliance e melhoria no sistema de controles internos da organização.
• Resultado dos exames dos reguladores – avaliações em supervisões dos reguladores representam indicadores do trabalho desenvolvido pela área de Compliance e sua adequação às melhores práticas de mercado.
• Avaliação completa do monitoramento de compliance – da mesma forma, os resultados de revisões de auditoria na área de Compliance permitirão entender o grau e a evolução dos trabalhos realizados por esta, assim como o grau de adesão da organização à cultura de compliance por meio da disseminação atribuída à função.

Além dos indicadores levantados na pesquisa, apresentamos abaixo demais pontos de monitoramento que também são importantes:

• Pagamento de indenizações (ações adversas) – Realizar estudo e acompanhamento para identificar a natureza dos problemas que originaram as indenizações e alertar os responsáveis quanto à correção dos fatos geradores.
• Código de conduta – comprovação de entrega e leitura do código de conduta e demais documentos de conhecimento obrigatório do empregado.
• Canal de denúncias – acompanhar as denúncias e alertar os responsáveis quanto à correção dos fatos geradores.
• Políticas e procedimentos internos – apurar e acompanhar a atualização de políticas e procedimentos.
• Acompanhar não conformidades – entenda-se por acompanhar a realização de ações efetuadas pelos empregados que são contrárias às políticas e procedimentos da organização.

Com tais medidas e o compromisso de todas as partes para o efetivo cumprimento do programa de compliance, haverá uma maior segurança dos funcionários, acionistas e stakeholders quanto à prevenção de desvios de conduta e resguardo da integridade da empresa.

Um ponto importante a destacar é que, independentemente do programa de monitoramento que a empresa decidir adotar, a alta administração deverá ser envolvida desde o início do processo, pois sem o seu apoio é provável que não exista sucesso na adoção do respectivo programa.

Se a empresa já possui a consciência de que identificar e monitorar os indicadores de compliance é tema de grande relevância para garantir a “cultura de compliance” na organização, não tenho dúvidas que a sua empresa está no caminho e entende o que significa uma boa governança corporativa.

A tarefa não é fácil mas é válida, e a mensagem a passar é que sempre existirão oportunidades para os profissionais que fazem a diferença, que são persistentes, criativos, acreditam no que fazem e possuem a convicção de que a empresa só será perene se de fato existir um efetivo programa de compliance, pois esse pilar é um dos mais importantes no contexto da boa governança corporativa.