Dicas de como preparar uma apresentação eficiente

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Quem você é quando está em frente a uma audiência-chave? E o que fazer para aproximar a percepção do público dos seus objetivos? Foi com essa reflexão que Rogério Chequer, sócio da SOAP, iniciou o workshop “Dicas de como preparar uma apresentação eficiente”, realizado na última quinta-feira (8), na sede do IBEF SP.

A apresentação inaugurou o formato “workshop” nos eventos do Instituto, informou Rubens Batista Jr, secretário geral do IBEF SP, na abertura do evento.

Momento decisivo –  Para Rogério Chequer, qualquer encontro pode ser um momento decisivo profissionalmente. Daí a importância de o executivo estar sempre bem preparado.

As apresentações de negócio podem acontecer em ambientes nos quais não se pode contar com a ajuda de recursos visuais, como, por exemplo, um elevador. “Por isso, o power point é a parte menos importante da apresentação”, ressaltou o sócio da SOAP.

Chequer ensinou técnicas para aumentar as chances de sucesso de uma apresentação, baseadas nos quatro pilares da metodologia criada pela empresa, especializada em apresentações profissionais. São eles: diagnóstico, roteiro, visual e apresentador.

Diagnóstico da audiência – Os pontos mais importantes deste pilar são o foco na audiência e o objetivo da apresentação. Antes de traçar o roteiro de qualquer apresentação, é preciso fazer perguntas cruciais: O que a audiência sabe? O que não sabe? Quais as suas objeções? E a pergunta mais importante: O que tem interesse em saber?

Ouça o podcast com Rogério Chequer sobre como definir o objetivo de uma apresentação corretamente.

Chequer fez algumas recomendações sobre os pontos em que 90% dos CEOs atendidos mais costumam falhar: não repita aquilo que a audiência já sabe – o tempo é escasso; as pessoas só compram um produto ou serviço que entendem –  explique o que interessa ao público.

Outra dica é preparar-se com antecedência para responder questões delicadas que poderão surgir. Durante a apresentação, é possível até mesmo ser proativo em tocar no assunto – opte por uma postura de confiança, em vez de defesa ou fuga.

Por fim, esqueça as apresentações “eu, eu, eu, nós, nós, nós”. “Em vez de falar apenas sobre o seu produto e seus diferenciais competitivos, o segredo é falar como eles podem mudar ou solucionar os problemas da audiência, o que interessa a ela. É uma mudança sutil, mas que faz toda a diferença”, aconselhou Chequer.

Definindo o objetivo – Mais de 90% das apresentações têm o objetivo mal definido, alertou Rogério Chequer. “É importante diferenciar o objetivo da primeira reunião em relação ao objetivo geral do processo, que é fechar o negócio. Geralmente o objetivo de uma primeira reunião é simplesmente conseguir a segunda”.

Essa confusão é comum, e faz com que o apresentador sobrecarregue o ouvinte com informações no primeiro encontro, muitas desnecessárias para o objetivo daquele momento. “Quando o objetivo muda, as prioridades mudam”.

 

Segredos de um bom roteiro – Há vários elementos da narrativa do cinema que podem ser aplicados em uma apresentação corporativa. Afinal, a sétima arte é especialista em prender a atenção do público por um longo período.

“Narrativas monótonas não engajam”, ressaltou o sócio da SOAP. Assim como um bom filme, a apresentação precisa contar uma história que toque não só a mente, mas também a emoção do público – um poderoso influenciador das decisões. Para isso, o roteiro precisa ter momentos de “altos e baixos”, intercalar cenários de problemas que mexam com o ouvinte, e as soluções.

Outro erro: começar a apresentação falando apenas o que a empresa tem de bom a oferecer. “Nesse cenário, o cérebro do ouvinte entrará em estado de alerta, e passará a buscar falhas. Não é esse estado que você quer despertar quando o objetivo é estabelecer um ambiente de confiança”.

Começo, meio e fim – A apresentação, assim como um bom filme, precisa ter três atos interligados, mas com objetivos distintos.

O primeiro ato visa despertar o interesse. Tirar o pensamento do ouvinte dos problemas cotidianos e atraí-lo para a apresentação. Algumas técnicas úteis: fazer questionamentos para a plateia, surpreender, fazer suspense, utilizar bom humor, e até mesmo fazer uma provocação. Procure conhecer bem o estilo do seu público antes de optar por essas técnicas.

O segundo ato é mais racional, explicativo. O objetivo é manter a atenção e, principalmente, gerar entendimento da audiência. “Cabe a você garantir 115% de probabilidade de que a pessoa entenda o que você está vendendo”.

O terceiro ato tem o objetivo de concluir a apresentação em direção ao seu objetivo. “Se a meta for marcar um segundo encontro, ao final do primeiro, você pode propor o dia e a hora. Não deixe no ar”, alertou Chequer.

Por fim, certifique-se que a sua apresentação conta uma história, e os três atos estão interligados. Para os financeiros, uma dica extra: “Você não conta números para o público. Você conta uma história e ‘pendura’ os números para suportá-la”.

Cuidado com o visual – Nem sempre é possível contar com apoio visual em uma apresentação – por isso o roteiro deve ser elaborado antes dos slides. Contudo, as imagens são de grande ajuda. “80% das pessoas entendem melhor a explicação quando é acompanhada por um visual adequado. Ajuda a direcionar o entendimento”, explicou Chequer.

Animações simples, em que as informações aparecem no ritmo do discurso ajudam o apresentador a controlar o olhar da audiência. “Não comece o slide mostrando o  tópico final. O público vai ler tudo antes de você terminar de falar, e vai aproveitar esse momento para olhar para o celular”.

O papel do apresentador – Pouco adiantará ter um roteiro bem elaborado e slides maravilhosos se a postura do apresentador estiver errada. O sócio da SOAP ressaltou que a linguagem corporal constrói mais de 90% da percepção da audiência.

Ele ensinou algumas técnicas para falar com o público: manter uma postura neutra e ereta – evite falar com gestos excessivos ou se mexendo muito de um lado para o outro; ao falar, faça pausas e enfatize palavras importantes – evite um tom monótono ou muito acelerado. Olhe nos olhos de diferentes pessoas da plateia, para alavancar a percepção do público – não olhe fixamente para um ponto inexistente.

Treinar com antecedência ajuda a diminuir o nervosismo e dá ao apresentador maior sensibilidade sobre o tempo necessário para passar sua mensagem da forma mais efetiva. “Três passagens da apresentação em voz alta já fazem enorme evolução na entrega”, observou.

O sócio da SOAP ressaltou que a metodologia criada pela empresa busca tratar cada um dos pilares da apresentação, ajudando a diminuir o gap entre a percepção efetiva do público e os objetivos do apresentador. “Qualquer pessoa pode dar um show em um momento decisivo, desde que treine antes”, concluiu.

(Reportagem: Débora Soares / Fotos: Mario Palhares)