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COMUNICAÇÃO
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Por Eduardo Adas, sócio-fundador da SOAP.
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Se bem usados, os números têm o poder de enriquecer apresentações. Eles dão credibilidade ao que está sendo dito e garantem maior clareza às informações. Você pode utilizá-los para mostrar que seu time bateu as metas, para expor o desempenho de sua companhia nos últimos anos durante reuniões com investidores ou para sugerir um plano de investimentos para a empresa. Não tem jeito: alguns profissionais, como os executivos de finanças, não podem fugir dos números.
Porém, é comum ver apresentações em que há tantos dados no PowerPoint que, ao invés de facilitar, dificultam a compreensão da audiência. A plateia pode não entender a mensagem principal, perder o foco e não prestar atenção ao que está sendo dito. Como evitar que isso ocorra?
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Selecione as informações mais relevantes
Lembre-se das pessoas mais importantes para o sucesso da sua apresentação: o público. Você deve se colocar em seu lugar, pensar em quais informações as pessoas que estarão no auditório ou na sala de reunião querem ouvir. O que é relevante para ser apresentado naquele momento? Qual o seu objetivo com isso? Com essas perguntas respondidas, faça uma seleção dos dados mais relevantes.
Um exemplo: caso queira atrair mais verbas para o seu setor, convém mostrar números que provem como a sua área cresceu nos últimos meses ou como aquele investimento vai produzir resultados fantásticos para a empresa.
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Não caia no mito de quanto mais números, melhor
Copiar os dados do Excel e colar no PowerPoint é uma prática comum, mas definitivamente não é a melhor estratégia. Colocar uma montanha de dados nos slides, sem filtrá-los previamente, pode distrair a audiência, por causa da quantidade excessiva de números na tela ou colocar o foco da plateia em um número que não seja tão relevante para o que você quer mostrar. Nos dois casos, corre-se um grande risco de as pessoas perderem o rumo de sua apresentação.
Ao escolher números de um ranking, por exemplo, selecione os mais importantes. Se o ranking tiver 20 no total, coloque só os cinco primeiros no slide.
Não pense que quanto mais números na tela, mais credibilidade você terá. Seu público não terá capacidade de memorizar todos os números nem de acompanhá-los se você pesar a mão. No caso de números muito grandes, fazer associações é uma boa opção. Por exemplo: 78.838 pessoas é o equivalente ao estádio do Maracanã lotado. Dessa forma, a audiência consegue imaginar mais claramente o que esse valor significa.
É possível utilizar anexos impressos com todos os dados – para a audiência consultar – quando há muitos algarismos a serem mostrados. Por exemplo, se você quer mostrar que foram vendidas 1 milhão de unidades de um produto nos últimos 12 meses, especifique nesses anexos o desempenho das vendas por região, por rede de varejo e por período do ano, por exemplo.
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Não subestime o aspecto visual
Por auxiliar no entendimento e na retenção da mensagem, o aspecto visual não deve ser deixado de lado.
No caso de gráficos, caso o objetivo seja mostrar o salto de 2010 a 2017, pense se é necessário incluir os números dos anos intermediários, uma vez que o que interessa é a variação.
Quando usar barras, use ilustrações para representar as informações nas próprias barras. Por exemplo, um fundo de investimento que quer mostrar quanto cresceu em ativos sob sua gestão pode colocar moedas umas em cima das outras, formando uma barra.
Para tabelas, sempre que possível arredonde números e faça o alinhamento das colunas. Informações organizadas agradam mais ao lado racional do cérebro.
Confira abaixo uma boa solução visual para demostrar as informações da tabela referente à uma montadora automobilística:
Transforme sua apresentação em narrativa
Quando chega a hora de apresentar, qual a melhor forma para que a mensagem seja comunicada sem correr o risco de ser entediante? Com os seus números em forma de narrativa. É muito mais fácil engajar pessoas pelas emoções, o que acontece quando se conta uma história.
O storytelling, técnica que consiste em transformar uma sequência de fatos em narrativa, pode funcionar como um guia na hora de estruturar suas apresentações com dados.
Profissionais de finanças, por terem contato frequente com números, não costumam ter dificuldade para entendê-los. Isso significa que para eles é mais fácil se manter engajados durante uma reunião financeira, baseada em dados? Não necessariamente. Mesmo sabendo interpretar números, uma pessoa pode se acostumar a enxergá-los apenas como uma linha do Excel, sem compreender a realidade que eles expressam.
Se você está em uma reunião com o conselho e quer mostrar que a empresa está no vermelho, por exemplo, escolha os principais números e conte a história por trás deles para contextualizá-los. O que levou a esse prejuízo? Problemas de gestão na empresa? Questões da economia do país? Um concorrente promoveu ações agressivas nos últimos meses? Houve um problema com fornecedores, o que atrasou a entrega dos produtos e, portanto, as vendas diminuíram?
Tivemos na SOAP o caso de um diretor financeiro que precisava fazer um balanço do ano. Em vez de começar apresentando números, ele fez brincadeiras com previsões, como: “Será que um dia eu vou ganhar na Mega-Sena?”; “Será que um dia eu vou casar?”. A partir desse cenário coloquial, chegou ao ponto principal: previsões macroeconômicas. Quer saber o resultado? Uma audiência engajada. Essas metáforas quebraram a monotonia e deixaram a apresentação menos entediante.
Quando você conta o caminho percorrido para alcançar os números apresentados na tela, a história fica muito mais atrativa – sejam os números bons ou ruins.
Faça o teste! Aplique essas dicas e veja como a sua audiência terá mais facilidade de compreender e memorizar sua mensagem.