Transformação Digital ainda não chegou aos arquivos corporativos

Por Elaine Restier, diretora do Infodrops.

Muito tem se falado de disrupção tecnológica e transformação digital nas empresas. O foco tem sido como virtualizar ou digitalizar os processos de negócios, levando uma melhor experiência para os clientes e usuários, além de um menor custo com pessoal. Geralmente este discurso vem acompanhado de novas tecnologias, sistemas e, com uma menor incidência, treinamento dos colaboradores. Neste redesenho das atividades pouca atenção é dada aos documentos que formalizam e registram os negócios.

Ao longo deste caminho, enquanto esta transformação não é plenamente adotada, seguimos com processos híbridos (parte físico e parte eletrônico) dificultando a gestão dos documentos. Com isto, o atendimento a auditorias e fiscalizações fica lento e confuso.

Um ponto importante que alguns gestores esquecem é que ao virtualizar uma atividade o documento oficial passa a ser o eletrônico. Mesmo assim, seguem arquivando a via impressa, acumulando papel desnecessariamente, uma vez que o arquivo com validade jurídica é o eletrônico.

O mais crítico é a falta de procedimento com estes arquivos eletrônicos, fundamentais na hora de uma retificação. Muitas empresas ainda mantêm estes arquivos nos computadores pessoais dos funcionários. Além de dificultar a implantação de uma rotina de backup, estas máquinas se tornam obsoletas, sendo descartadas, ou desviadas para outras funções, e carregando consigo estes arquivos. O resultado é retrabalho.

Considerando o SPED, em vigor desde 2007, como o início desta transformação digital, podemos afirmar que as empresas já possuem um legado eletrônico considerável que precisa ser organizado e centralizado em um mesmo repositório. Desta forma, a transformação digital deve vir acompanhada de uma análise do fluxo dos documentos e o seu respaldo regulatório, prevendo na tecnologia adotada, a necessidade de um sistema para gestão dos documentos.

A seguir sugerimos um método simples para assegurar que os documentos corporativos estão sendo contemplados ao longo da transformação digital.

Passo 1 – Listar as rotinas que serão virtualizadas.
Passo 2 – Relacionar os documentos envolvidos nestas atividades.
Passo 3 – Identificar os departamentos envolvidos e definir qual será o responsável pelo documento (Data Owner).
Passo 4 – Para cada documento definir o formato oficial (físico ou eletrônico) e o local do seu arquivamento.

Exemplo:

Esta é uma das formas de adotar a transformação digital e gerar uma melhor experiência para os clientes, colaboradores e menos custos para a empresa.