Em reunião da Comissão Técnica de Tributos do IBEF SP realizada na quarta-feira, 11 de novembro, os membros discutiram projetos de tax automation em curso ou ocorridos em suas empresas e escritórios de consultoria como forma de melhorar o dia a dia da função de tax. A CT é liderada por Meily Franco, que também é Tax Director South Latam na Alstom Transportes.

O projeto de tax automation começa com a avaliação e decisão da área de trabalho que poderá se beneficiar com automação; em seguida define-se os processos que serão automatizados algumas vezes com auxílio de consultoria externa. Geralmente, a decisão pela automação decorre de dificuldades nos processos operacionais, travas sistêmicas e riscos tributários antecipados ou materializados em forma de autos de infração ou penalidades.

Entre as experiências compartilhadas, foi citada a implantação de robôs em fase inicial para algumas atividades repetitivas e operacionais da área de tax, que sistemicamente tenham algum tipo de padrão. Alguns membros compartilharam ainda sua experiência com atualizações do próprio sistema SAP incluindo apuração do imposto de renda e outros tributos, bem como melhoria geral do compliance. Também é feito o trabalho de automatização no levantamento de crédito via e-credac.

Outras ferramentas disponíveis no mercado contemplam o controle de créditos tributários através das declarações enviadas, cruzamento com dados da RFB e atualização pela Selic. sem que isso precise ser feito manualmente. Algumas ferramentas fazem ainda o acompanhamento dos despachos decisórios eventualmente emitidos, facilitando o controle de riscos tributários da organização.

Além das áreas fiscal e contábil, as áreas financeiras, de RH, jurídica, podem se beneficiar de ferramentas e robôs na execução de trabalhos manuais e rotineiros, que envolvam esforço repetitivo e pouca decisão, liberando o tempo das equipes para trabalhos mais intelectuais e analíticos.

Exemplos de automação envolvem cadastro de fornecedor e clientes, conciliação contábil e fiscal, controle de patrimônio e créditos fiscais, controle de custos. Há ainda um trabalho sendo feito em relação à área de tax controversy, com prestadores de serviços na área de advocacia tendo a função de abastecer ERPs (sistemas integrados de gestão empresarial) e plataformas de controle e gestão de contencioso.  

De modo geral, todos relataram experiências iniciais com o processo de automação, destacando que esse processo é essencial para melhorar a eficiência da área de tax dentro das companhias, direcionando os profissionais para análise de outros temas com maior qualidade e eliminando um trabalho manual que acaba demandando muito tempo. “São muitas etapas, primeiro se faz o diagnóstico, depois há uma decisão sobre os processos a serem automatizados e, por fim, é preciso pensar na ferramenta de RPA (Robotic Process Automation) que a companhia já utiliza”, disse Meily sobre os desafios do processo de automatização dentro das companhias.

Reforma Tributária – A comissão deverá trabalhar ainda, dentro do tema de eficiência empresarial (advocacy) do IBEF, que contempla três pilares: reformas com impacto empresarial; economia e finanças; e ética e compliance. Dentro desses pilares, alguns assuntos foram pré-selecionados, sendo que a Reforma Tributária será o primeiro tema a ser trabalhado pela comissão.

Como fruto desse trabalho, a CT deve elaborar um pleito em formato de nota técnica a ser enviado ao governo em nome do IBEF SP. A ideia da nota técnica é dar sugestões de itens que precisam ser incluídos ou aprimorados nas propostas, sem oferecer sugestões de mudança nos textos.

A CT de Tributos está preparando também outro evento relacionado ao tema da Reforma Tributária com um representante do governo, um representante da academia, um representante de empresa e um representante de escritório de advocacia, para que sejam apresentados aos associados várias visões sobre o tema.