Novos tempos, novos caminhos

Marcello Guidotti é diretor administrativo-financeiro e de RI do Grupo Ecorodovias.

Diante de uma nova realidade, a estratégia empresarial precisa adequar-se ao novo ambiente. E se o país vive um cenário de dificuldades econômicas e incertezas políticas, isto demanda uma gestão bem mais austera e responsável por parte das empresas para manter sua saúde financeira.

No Grupo Ecorodovias, preparamo-nos, por um bom tempo, para atuar em um mercado com perspectivas de forte crescimento, diante de interessantes oportunidades oferecidas ao investimento privado no setor das concessões de infraestrutura.  Aproveitamos algumas delas e projetamos um futuro de novos negócios em algumas frentes cuidadosamente selecionadas.

No entanto, fatores externos reverteram este quadro de tal modo que, atualmente, não se pode esperar uma oferta de projetos relevantes no curto prazo, e, se estes surgirem, o desafio imposto pela situação macroeconômica exigirá uma capacidade de análise e uma preparação diferenciada.

Uma estrutura organizacional dimensionada para atender um volume de crescimento constante mostrou-se pouco alinhada com as reais necessidades de curto prazo.  Uma ampla revisão do Plano Estratégico desdobrou-se em várias iniciativas, dentre as quais a procura da melhoria do nível de eficiência e excelência operacional das unidades do Grupo foi destaque em 2015.

Neste sentido, de imediato, impôs-se agir de modo a encontrar soluções para uma significativa redução de custos.  Assim, montou-se um Plano de Trabalho baseado em duas principais etapas.

A primeira etapa foi denominada “Projeto 40”, um conjunto de ações voltadas à redução de custos de todo o Grupo, tendo como target o valor de R$ 40 milhões sobre a base de custos orçada para o ano de 2015. Um ganho significativo em relação a um orçamento de aproximadamente R$ 500 milhões.

O projeto foi inteiramente planejado e conduzido com equipes internas. Sob a supervisão de gestores em nível de diretoria, grupos de atividades como Tecnologia, Administração, Finanças, Recursos Humanos, Comunicação e outros, especialistas nestes setores, debruçaram-se sobre os custos dessas áreas em cada uma das empresas do Grupo.

Contratos de consultoria, serviços especializados e contratos com terceiros foram exaustivamente avaliados.  Como em uma mesma atividade a avaliação do especialista percorria todas as empresas, foi possível confrontar como cada uma delas se comportava e isto possibilitou gerar diagnósticos com visão ampla.

O resultado prático foi a descoberta de inúmeras possibilidades de sinergias que redundaram em imediatas propostas de redução de custos.  Houve, em alguns momentos, redução de níveis hierárquicos e o aproveitamento de um mesmo profissional em duas empresas simultaneamente, o que aconteceu basicamente nas áreas de apoio, como jurídica, administrativa e de comunicação.

As consultorias que não agregavam mais valor, devido à reversão do cenário externo, tiveram contratos cancelados e passaram a atender em função de demandas eventuais, deixando que profissionais da empresa assumissem suas atividades cotidianas anteriores.

A redução dos custos superou as expectativas do projeto, e ainda existem possibilidades de ampliação.

Finalizada esta primeira etapa, no final de julho entramos na segunda etapa. O que podemos chamar de sintonia fina, onde uma consultoria externa, especializada em reestruturação de custos e despesas, está nos apresentando novas metodologias, um benchmarking onde mais do que reduzir custos, vamos repensar a nossa base de custos, e adotar, dentre outras, o Orçamento Base Zero e a Gestão Matricial de Gastos.

Vamos custear o que é absolutamente prioritário, aquilo que faz efetivamente a diferença. Isto nos fará igualmente rever os processos atuais, uma vez que o responsável por uma função trabalhará em conjunto com o gestor do pacote de custos, utilizando-se da Gestão Matricial de Gastos.  Serão questionamentos de custos com duas visões. Os procedimentos internos deverão se ajustar à nova forma de trabalhar.

A partir daí, abrem-se frentes de atuação externa, um olhar para fora que permitirá envolver no processo renegociações com fornecedores de toda sorte, bem como abordagens diferenciadas no mercado.  Capturadas todas as oportunidades de redução dos custos e adequados os processos à nova situação, estamos partindo para criar um modelo de acompanhamento com indicadores de desempenho objetivos.

Ressalte-se que o projeto manteve constante atenção com a gestão da mudança, tanto em processos, quanto no impacto nas pessoas. Um plano de comunicação contemplou a realização de workshops onde os colaboradores puderam conhecer o projeto, seus objetivos e metas.

A troca permanente de informações envolveu a divulgação de e-mails/marketing e reuniões de acompanhamento semanais com a equipe do projeto e com a diretoria executiva – patrocinadores.

O apoio da área de Recursos Humanos foi de suma importância, assim como o comprometimento de outras áreas como comunicação, finanças, suprimentos, jurídica, o que permitiu uma visão sistêmica dos problemas e o correto encaminhamento das soluções.

A conclusão a que chegamos é que toda a empresa compreendeu o momento de reformulações por que passamos e a recuperação da sustentabilidade no plano econômico está cada vez mais evidente.  Os resultados surgirão em breve e permaneceremos atentos a novos ciclos de adequações no futuro.