Como comunicar mudanças de metas para a equipe

março 17, 2017 12:58 pm Publicado por

COMUNICAÇÃO

Por Eduardo Adas, sócio-fundador da SOAP.

A comunicação pode fazer a diferença na hora de motivar os funcionários para novas metas.

Com metas definidas para o início do ano, os profissionais vão atrás dos resultados esperados. No meio do caminho, porém, o CFO percebe que é preciso ajustar as metas. Uma crise pode exigir corte de custos. Ou a entrada de um novo competidor no mercado sobe a barra de exigência de todo um setor. O passo seguinte é atualizar os funcionários sobre essa decisão. Comunicar que eles terão de ser ainda mais dedicados e, às vezes, agressivos em seu trabalho. Como fazer isso e evitar que as pessoas se sintam desmotivadas para iniciar um novo processo?

Uma saída é montar um plano de comunicação. Caso seja uma meta que afete a empresa inteira, comunicar todas as pessoas ao mesmo tempo, do analista ao diretor, não é a melhor opção. O ideal é que, primeiramente, aqueles que ocupam o topo da pirâmide sejam comunicados – isto é, diretores, gerentes e supervisores. Quando houver a certeza de que esses setores já estão alinhados com a nova meta, o restante da companhia terá mais suporte na hora de receber a notícia. Dessa forma, facilita-se o engajamento de toda a equipe.

Na SOAP, trabalhamos apresentações de conteúdo verdadeiro. Por apresentação, não estamos falando em exibir slides para seus funcionários. A partir do momento em que você fala para um público, está fazendo uma apresentação. A primeira dica, portanto, é: vá direto ao ponto. Tentar enrolar os funcionários só contribui para o crescimento de ruídos na comunicação – que, por sua vez, podem levar à queda de produtividade.

Tentar enrolar os funcionários só contribui para o crescimento de ruídos na comunicação

Em uma situação em que a mudança de meta acontece por questões internas, ou seja, mudanças da própria empresa, e não do mercado, valorizar o esforço da equipe, deixando claro que ele não foi em vão, ajuda a fortalecer a autoestima das pessoas. Sentindo-se reconhecidas e amparadas, a tendência é que se engajem mais nas causas da companhia. Nesse cenário, é mais difícil ter espaço para desmotivação. Em seguida, compartilhe os fatos e argumentos verdadeiros que levaram ao novo direcionamento. Ao mostrar o porquê de aquela meta não ser mais condizente com a atual situação da empresa, você não impõe a nova realidade, mas, sim, dá a oportunidade de as pessoas chegarem, por si só, à mesma conclusão.

Caso sejam condições externas à empresa que tenham exigido a modificação dos planos – como uma crise econômica, ou alguma mudança política que impacte diretamente a companhia –, comunique diretamente os colaboradores sobre o contexto. Transparência é o alimento da confiança. Explique, detalhadamente, como o mercado estava no momento da determinação da meta e como ele mudou. Mais uma vez: diga objetivamente quais acontecimentos provocaram essa mudança.

Uma dificuldade que pode surgir na hora em que falar com a equipe é a resistência. Normal. Uma das maiores dificuldades de qualquer ser humano é lidar com mudanças. As pessoas podem se sentir inseguras. Afinal, o que garante que essa nova meta é atingível? Essa é uma resposta que você precisa ter se quiser ganhar aliados.  Explique o caminho que percorreu para chegar ao novo objetivo.

Uma opção para diminuir a resistência é marcar uma reunião para ouvir dúvidas e sugestões dos colaboradores. É importante que você esteja tecnicamente preparado para conseguir sanar todas as questões e comprovar que a nova meta é atingível. Mostre de que maneiras eles precisam trabalhar para alcançá-la. Quais caminhos devem seguir? O que deve ser priorizado? Faça também um exercício de escuta. Talvez o seu time levante algum ponto que você não havia pensado. Certifique-se de que todos estão alinhados ao novo projeto e que sairão da conversa mais motivados do que entraram.

Na hora de falar, seja conciso, claro e simples. Não faça rodeios para amenizar o impacto das notícias. Evite usar termos técnicos para mostrar seu conhecimento. Além de soar arrogante, isso pode comprometer a retenção da mensagem pela audiência.

Preste atenção à sua voz. Esta é uma ferramenta que auxilia no envolvimento da audiência e no ganho de credibilidade. Ajuda a causar impacto positivo. Aqui vão algumas dicas:

– O ideal é não exagerar no volume, mas falar em um tom compreensível a todos os presentes.  Para facilitar a absorção das informações, você pode variar a entonação e a melodia da voz, enfatizando as partes mais importantes, inclusive com gestos.

– Utilizar pausas também é uma excelente alternativa. O recomendado, no entanto, é que as pausas não ultrapassem dois segundos. Mais do que isso pode soar como perda da linha de raciocínio.

– Cuidado para não falar nem muito rápido, nem muito devagar, mas de uma forma compreensível. Para melhorar suas técnicas vocais, ler em voz alta e observar a si mesmo é uma boa decisão.

Se você tiver um plano de comunicação adequado, preparo técnico e uma boa performance, motivar a equipe será consequência!