Tax transformation: tecnologia pode ser aliada na busca por eficiência e redução de custos na área tributária

A reunião da Comissão Técnica de Tributos do IBEF-SP, realizada no dia 08 de setembro, abordou o tema da tax transformation. A especialista Marienne Coutinho, sócia da KPMG, ressaltou a importância de os executivos contarem com um mindset digital nas empresas, para que sejam capazes de imaginar que tipos de problema a tecnologia pode resolver e como podem inovar com ela, gerando eficiência e redução de custos. Sozinha, a tecnologia não leva a lugar nenhum; por isso uma metodologia ágil, aliada a um ambiente de diversidade; é imprescindível para fomentar a inovação. A Comissão é liderada por Gersoni Munhoz, Managing Director da Goldman Sachs.  

Aperfeiçoamento e aprendizado – Marianne Coutinho iniciou sua apresentação destacando a importância de os profissionais que trabalharam na área tributária se atualizarem de forma constante: “A questão da transformação do profissional de tax é tão importante quanto a transformação do departamento tributário de uma forma geral. Eu comecei a investir muito em aprendizado, na parte de inovação, porque eu senti que, apesar da experiência, a qualquer momento um trainee poderia ter mais valor que eu, saber coisas que eu não sei. Então, não podemos nos acomodar. O mundo hoje anda com uma velocidade muito mais rápida do que no passado.  Temos que estar atento a esse movimento. Temos que nos abrir para o novo e sair da zona de conforto para não sermos atropelados”.  

Tax transformation – A speaker relatou que inicialmente, devido à falta de referências e exemplos, havia muitas dúvidas sobre como conciliar a inovação, a tecnologia, o conhecimento adquirido e a área tributária. O que se podia perceber era um foco muito grande em tax technology, mas dissociada da inovação. Então, surgiu a ideia de abordar a questão como tax transformation.  

Ela explicou que esse conceito integra o elemento inovação ao que se conhecia como finance transformation – projetos em que se busca revisitar a função da área financeira e incorporar uma mudança em termos de pessoas, processos e tecnologia para um maior ganho de eficiência. “Buscou-se incorporar o discurso de transformação digital ao mundo tributário, dando foco nele. Inovação também é sair da zona de conforto, deixar de atender os clientes do modo tradicional e criar nova demanda. Começamos a criar esse conceito e quebramos muitos paradigmas. Ninguém sabia que precisava de um carro até ele existir”, explicou. 

Tecnologia como enabler – Marianne destacou que a tecnologia possui importância, mas esta é relativa. Apesar de estar entre os principais conceitos relacionados à transformação digital, a tecnologia é apenas um enabler. É necessário saber o que fazer com ela, dar aplicação prática. Se não houver uma cultura organizacional preparada para obter o máximo proveito da tecnologia, esta por si só, não levará a lugar nenhum.  

“A tecnologia fornece várias ferramentas, mas ela não possui conteúdo. As pessoas e as empresas necessitam adicionar esse conteúdo dentro da tecnologia. Alguém que conhece o negócio, que conhece a necessidade, tem que fazer a conexão entre a necessidade e essa ferramenta. A empresa precisa analisar onde a sua utilização faz sentido, onde você ganha eficiência. A tecnologia não resolve todos os problemas, a transformação digital não é só tecnologia”, enfatizou. 

Cliente no centro – Segundo a speaker, a empresa deve reservar atenção a outros conceitos, pois a transformação digital vai além da tecnologia. O primeiro deles é sobre client centricity, ou seja, no centro de qualquer projeto de inovação deve estar o cliente; a empresa deve buscar entender quais são as dores dele, seus problemas e priorizá-los. Essa abordagem serve para os clientes externos e para aqueles internos (departamentos, setores). “Então na área tributária, esse conteúdo mais amplo de transformação digital e inovação é trazer quais são os problemas que os líderesde tax têm com relação ao cliente externo – o Fisco por exemplo – e o cliente interno, que são as áreas de negócio”.  

Mindset digital – Ter um mindset digital significa que o executivo deve conhecer minimamente as tecnologias, ter consciência das suas possibilidades, o que que ela pode fazer e que tipos de problemas pode resolver. O saber aprofundado cabe à área de TI que fornecerá a ele mais detalhes, opções e os prós e contras de cada uma delas. “O profissional tem que repensar uma atividade com o pensamento digital e não simplesmente digitalizar as coisas como elas sempre foram feitas. Mindset digital significa descontruir e aprimorar os processos com a agilidade e o processamento de volumes que a tecnologia possibilita”, explicou a sócia da KPMG. 

Data & analytics – Marienne destacou que a maior parte dos dados contábeis e tributários das empresas já é produzida de forma digital, até mesmo por exigência da Receita Federal. Notou-se que por muitos anos esses dados eram preparados somente para transmitir ao Fisco, para serem revisados e auditados, sem que as empresas tirassem proveito deles. “Hoje o que se percebeu é que, assim como o Fisco, as empresas também têm à disposição ferramentas com uma capacidade enorme de fazer o processamento e a análise automática desses dados. Porém, apesar de possuir toda a tecnologia que possibilita fazer tudo isso, faz-se necessário um ser humano que conheça muito bem a área tributária para dizer o que deve ser comparado e com qual objetivo para obter os insights mais valiosos”, frisou. 

Agilidade e colaboração – Para a especialista, quando se fala de inovação e de transformação digital, a transformação cultural e o mindset são os elementos mais importantes pois “as pessoas tendem a trabalhar de acordo com o modelo tradicional e ele não combina com a inovação”, alertou. 

A colaboração – pessoas de várias áreas trabalhando juntas continuamente – e principalmente a agilidade – não necessariamente a velocidade, mas o planejar menos e executar mais – invertem o modelo tradicional, pois atualmente a tendência é se buscar um planejamento mínimo e a definição dos próximos passos conforme o projetado vai se materializando. “Isso aqui testa muito a nossa capacidade de adaptação, de resiliência e de flexibilidade, que são inclusive habilidades extremamente utilizadas na pandemia, essa nossa capacidade de conseguir viver bem sem saber como será o dia de amanhã”, completou. 

Curiosidade e aprendizagem – Marienne destacou que as resistências aos processos de mudança podem ser muito fortes devido a preconcepções ou dificuldades de adaptação. Por isso, é fundamental explicar as mudanças para obter o engajamento, estimular a curiosidade das pessoas e sua aceitação, pois elas visam à velocidade, à agilidade e à eficiência. “Explicar para as pessoas o que vai ser feito, por qual razão, qual é o papel delas dentro desse processo, o que elas têm a ganhar, é muito importante quando você quer colocar o time dentro do projeto”. 

Diversidade – Outro fator a ser considerado com muita atenção se refere à diversidade. Muitas vezes a estrutura hierárquica muito rígida atrapalha a inovação porque, às vezes, uma grande ideia surge de uma pessoa mais jovem que pode não ter tanto conhecimento técnico ou específico, mas sabe muito sobre análise de dados, inovação, tecnologia, lógica etc. e que, por isso, é capaz de trazer uma grande contribuição. “Os líderes têm esse papel fundamental de quebrar um pouco a rigidez do ambiente corporativo e dessas estruturas”, afirmou. 

Risco e falha – Existe no ambiente corporativo, de forma geral, esse pressuposto de que não se pode errar, pois pode afetar uma promoção, causar prejuízo ou acarretar uma demissão. Para a speaker, deve-se trabalhar esse novo conceito de “está tudo bem errar”. Salientou, porém, que não se trata de qualquer erro e a qualquer custo. Esse conceito está relacionado à inovação. “É aceitar que, às vezes, quando você vai fazer uma coisa nova, algo pode dar errado. Risco e falha é para inovação. Para o processo pré-estabelecido testado, e que funciona bem, existe uma regra. Você tem que fazer de acordo com ela e seguir a linha do quanto menor o nível de risco, melhor.”  

Cultura – Todos esses conceitos fazem parte de um arcabouço maior que é a cultura que deve ser admitida dentro da organização para que ela tenha as maiores possibilidades de atingir o sucesso e a perenidade. “Essa menor hierarquia, a maior diversidade, o aceitar o erro, o estar disposto a aprender e a fazer as coisas de uma forma diferente, tudo isso deve ser aceito não só na área tributária, mas na empresa como um todo. Os exemplos mais bem-sucedidos que temos aqui no tax transformation é quando a própria empresa já incorporou esse conceito de transformação digital, de transformação da cultura e da inovação.” 

O vídeo da live, com todos os assuntos abordados e bate-papo final, ficará disponível para acesso exclusivo dos associados do IBEF-SP.    

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